DSD & Route Accounting / Van Sales : Définitions

La vente sur terrain par terminaux de saisie portables utilise un jargon technique large. En voici quelques termes:

• DSD (Direct Store Delivery) : C’est le processus par lequel sont vendus et distribués les produits pour les activités telles que les entreprises agro-alimentaires (boissons gazeuses, les jus, les eaux minérales, …), ou les entreprises de distribution de matériel (distributeurs de téléphones portables, …) . C’est l’ensemble des activités visant à approvisionner de façon efficace et contrôlée, le réseau des points de ventes à travers le territoire.
• Route Accounting / Van Sales : Désigne une solution informatique dont le rôle est de capturer et de contrôler les opérations de commandes, de ventes, de facturations, de livraisons, d’encaissement, … pour les vendeurs/livreurs disposant d’un stock mobile à bord d’un véhicule, et faisant la tournée des points de ventes d’un réseau de distribution.

MS3 نظام مغامرات لتسير المخزون

مقـدمــــــة:

احتياجات تسيير المخازن           لشركة مغامرات للتسيير المخزون، نظام سهل الاستعمال ويلبي كل MS3 نظام الجاري بها العمل.

ويمكن إبراز أهم امتيازات هذا النظام كما يلي:

-         إدارة المسيرين.                                                     – إدارة المنتوجات

-         إدارة الممولين.                                                      – إدار ة المقاولين.

-         إدارة أمناء المخازن.                                                – إدارة العملاء.

-         إدارة المخازن

-         دعم مخازن متعددة ومناطق متعددة.

-         أمين مخزن واحد يمكنه إدارة عدة مخازن.

-         التواصل مع قاعدة البيانات بواسطة  .GPRS/3G

-         إمكانية الدمج مع .ERP

ويتكون هذا النظام من 3 نوافد رئيسية:

• الإدارة.
• جرد المنتوجات.
• أرشيف المخزن.

الإدارة:

المسيرين:

الجهة أو الإدارة المسؤولة عن تسيير مخزن معين.

الممولين:

من خلال هذه النافدة يتم معرفة كل المعلومات الخاصة بالممولين المسؤولين عن تمويل كمية معينة من البضائع لأجل ملأ المخزن.

أمناء المخازن:

وهم  الأشخاص المسؤولين مسؤولية مباشرة  على المخازن  والمشرفين على تخزين الأصناف والمهمات التي بعهدتهم وترتيبها وصرفها وتسجليها في السجلات الخاصة بها

ويتلخص دور أمين المخزن في النقاط التالية:

أ. القيام بعمليات استلام ومعاينة الأصناف المنتجة وإيداعها في مخازن المنشأة وتسجيلها ضمن الأرصدة المخزنة.

ج. تسهيل عمليات السحب من المخزون وفقا لمعدلاتها التشغيلية المعتادة والمتعارف عليها

د. متابعة أرصدة الأصناف ومراجعتها بصفة دورية.

ه.التحقق من الأصناف المطلوبة ومواصفاتها ومطابقة التعليمات السائدة عند الصرف.

ويتم عمل أمناء المخزن على الجهاز الكفي PDA)  (

إدارة المنتجات:

من خلال هذه النافدة يتم معرفة جميع المعلومات الخاصة بالمنتوجات الموجودة في المخزن مع إمكانية إضافة منتوج معين.

المقاولين:

أي الوكلاء أو المسؤولين عن البيع وتسليم طلبيات الزبناء بواسطة الجهاز الكفي، وهي الجهة التي تستلم البضائع التي هي “إذن الصرف”

إدارة العملاء:

من خلال هذه النافدة يمكننا معرفة جميع تفاصيل وأماكن تواجد الزبناء الذين يتم التعامل معهم ، كما تسمح لنا هذه النافدة بتعديل تفاصيل ومعلومات الزبناء، هي أيضا الجهة التي تستلم البضائع التي هي “إذن الصرف”.

المخازن:

في هذه النافدة يتم تسجيل جميع أسماء المخازن الموجودة مع تفاصيل الفنية الرابط الاساسي مع قاعدة البيانات المسؤولة.

تعاملات المخازن:

طلبيات التوريدات:

يتلخص دور هذه النافدة في معرفة تفاصيل الطلبيات (كود الطلبية، تاريخ وساعة تسجيلها، الجهة الطالبة، اسم المورد…) مع العناصر التي تحتوي عليها كل طلبية، كما يمكننا إضافة الطلبيات حسب احتياجات الزبناء.

ترخيص التوريدات :

بعد تسجيل الطلبيات من نافدة السابقة، يتم التأكد من جميع تفاصلها والمصادقة عليها من طرف أمين المخزن المسؤول على تنفيد تلك الطلبية بواسطة الجهاز الكفي.

طلبيات الصرف:

دور هذه الأخيرة  يتلخص في إضافة الصرف حسب الإحتياجات، ومعرفة جميع تفاصله وتفاصيل المنتوجات التي يحتوي عليها، والمسؤول عليه.

ترخيص الصرف:

التأكد من جميع تفاصل الصرف والمصادقة عليه من طرف أمين المخزن المسؤول على تنفيده بواسطة الجهاز الكفي وبالتالي تسليمه إلى المقاول أو العميل الذي طلبه.

طلبيات المرتد:

بعد تسليم الصرف، تكون هناك بعض المرتجعات، وهنا يمكن للزبون أن يقوم بطلب (طلبية المرتد) التي يتم إدخالها من هذه النافدة.

ترخيص المرتد:

التأكد من جميع تفاصل المرتد والمصادقة عليه من طرف أمين المخزن المسؤول على تنفيده بواسطة الجهاز الكفي وبالتالي استرجاعه من الزبون الذي قام بطلبه.

حالة المخزن:

هنا تظهر جميع المنتوجات الموجودة في المخزون بكل تفاصلها، كما تمكننا هذه النافدة من تعديل كميات المنتوجات حسب توريد وإضافة أي منتوج في المخزن أي (التحديث).

أرشيف المخزن:

تتميز هذه النافدة بكونها تقوم بتسجيل كل التعاملات التي تمت على مستوى النظام من طلبيات وتوريدات ومرتدات… إلخ ، مع تاريخ وساعة حدوثها، كما تمكن من مراجعة الطلبيات القديمة والجديدة.

إضافة إلى معرفة تعاملات كل منتوج على حذا  مع الكميات المتعامل بها.

Range of technical solutions and vertical software for mobility applications

Mughamrat MiM proposes a wide range of technical solutions and vertical software to address the needs in mobility applications :

WALAP combines perfectly with WAL on Windows CE to help build a complete arabic mobile vertical solution such as route accounting, route delivery, van sales system, inventory applications, or any other mobile business applications.

WALAP allows mobile printers such as Intermec 6820, Intermec 6822, Zebra RW420, Bixolon, and many more… to print invoices, receipt, tickets, … using Arabic fonts in 2 inches, 4 inches or even in A4 format.

Mobile applications running on PDA or Handheld such as rugged yet well priced Pidion BIP 5000, or high-end Intermec terminals, can fully support Arabic with WAL (Arabic for Windows CE and Windows Mobile).

Mughamrat MiM vertical business solutions such as MS5 (pre-sales and sales forces mobile routes) or MS3 (inventory) are ready to use software, and propose integrated tools to communicate easily with ERP applications (Oracle Ebiz, Oracle Warehouse, MFG/Pro, …) or Middlewares, in order to report the information from the salesman or the delivery in the field directly to the management.

Integration between MS3 and an ERP (Oracle Ebiz, MFG Pro, …)

Mughamrat MS3 is a warehouse management and inventory stock control application that uses both desktop components and mobile terminals components to perform the typical stock transactions. MS3 can be used standalone, and can also be integrated to an ERP to share the data collected by the people working inside the warehouses.

MS3 can be integrated with ERP such as Oracle E-biz and MFG Pro and others. MS3 warehouse management provides exportation and importation tools for most transactional data (Stock, Issue of goods, Receipt of goods, Movement History, …) as well as for master data (Customers, Products, …). Export and Import tools exists in the GUI (Graphical User Interface) and in CLI (Command Line Interface) to allows direct Machine To Machine interfacing and automation.

Main Stock Operations
The main operations carried out by MS3 are as follows:

• Receipt Operations : managing orders, authorization and inspection of incoming flow of goods
• Issue Operations : managing orders and authorization of outgoing flow of goods
• Return Operations : managing returns of goods

 

Documents to Integrate between MS3 and ERP

Integration between MS3 and an ERP is done through the exchange of documents describing the transactions that apply on the Stock, and the state of the Stock. The list of document is usually :

• List of Receipt Orders : They are usually created on the ERP after production or purchase of incoming goods and are expected to be processed on MS3 by the Storekeepers on their PDA
• List of Received Qty : They are the result of the Receipt Orders after processing by the Storekeepers and Inspection by the Managers. These documents are expected to be integrated into the ERP.
• List Of Issue Orders : They are usually created on the ERP after purchases by the customers and are expected to be processed on MS3 by the Storekeepers on their PDA
• List of Issued Qty : They are the result of the Issue Orders after processing by the Storekeepers. These documents are expected to be integrated into the ERP.
• Current State of Stock : This document describes the current quantity in hands of the goods in the stock. This document is usually a shuttling document between the ERP and MS3. It is supposed to be regularly merged into the ERP and into the MS3.
• …

MS3 Tools for Integration
MS3 is included with a tool that allows to prepare and setup for automatic integration. This import tool allows to setup and save a fields mapping between the data as expected by the MS3, and the data as expected by the ERP.

Once this mapping is saved, it can be used with another tool provided with MS3: a CLI (Command Line Interface) tool for export and import of data and which can be scheduled for automatic execution at regular interval of the day.

 

Windows Mobile et Applications Mobiles LOB

Pourquoi le marché des applications métiers mobiles et des PDA durçis reste encore quasi-exclusivement sur la platforme Windows Mobile ?

La principale raison est mon avis le fait que ni Android ni iPhone ne proposent de base de données embarquée digne de ce nom, telle que SQL CE et SQL Compact.

Même si quelques applications sur Android et sur iPhone, commencent à utiliser le moteur de base de données SQLite, leur principale limitation pour pouvoir faire tourner des applications business, reste encore le manque de solutions de synchronization “intelligente” avec le(s) serveur(s), alors que la plateforme Windows Mobile en propose plusieurs : RDA, Merge Replication, Synchronization Services, Web service, …

C’est pour cela, qu’il me semble que Microsoft est en train de scier une dernière des branches sur lesquelles il est assis, en sortant un Windows Phone 7 incompatible avec SQL CE/ SQL Compact

MS3 (Gestion de Stock) : Vue Générale

MS3 est composé de 2 applications: une application Middleware (MW) et une application mobile.

Le rôle du MW est de fournir à l’administrateur une vue d’ensemble des activités liées à un entrepôt. Le MW permet aussi de préparer les demandes en vue de leur exécutions sur le PDA. Les principales opérations de stock couvertes par le MW de MS3 sont:

• Les sorties de stock :
  • L’édition d’une demande de sortie de marchandise (équivalent à une demande de chargement sur MS5)
  • L’importation d’une demande de chargement
  • L’affichage des demandes de sorties en cours
  • L’affichage des autorisations de sorties correspondantes avec les signatures du magasinier, et du receveur de la marchandise (équivalent au vendeur sur MS5)
• Les entrées de stock
  • L’édition d’une demande de réception de marchandise
  • L’importation d’une demande de réception
  • L’affichage des demandes de réception en cours
  • L’affichage des autorisations de réception correspondantes avec les signatures du magasinier, et du livreur de la marchandise
• Le stock courant
  • L’affichage du stock actuel
  • L’ajustement du stock actuel
  • L’historique du stock actuel
  • L’importation du stock actuel

Pour chacune de ces opérations, il est possible d’importer les données à partir d’un ERP et de les exporter vers un ERP. Pour cela MS3 comme MS5 possède un outil flexible d’importation qui permet de mapper les données suivant leur schéma original vers le schéma spécifique de la base de MS3. Cet outil a déjà été décrit dans un article de notre blog sur l’intégration (http://muginmotion.wordpress.com/2010/01/26/integrate-a-mobile-application-to-erp-it-is-easy/)

Le rôle du PDA est simplement de valider les demandes ou de les refuser. Le magasinier donc peut autoriser une sortie, autoriser une réception. Il peut aussi procéder à un comptage des produits dans le dépôt.

Il y a une documentation assez technique qui propose une réplication (intégration) entre MS5 et MS3 et rentre au niveau du détails des tables. Cela peut aider pour une intégration avec un autre ERP: http://muginmotion.wikidot.com/replication

Il est aussi possible de poser des questions et de trouver des réponses dans le forum dédié à MS3

MiM Forum Active

A forum has been created so you can post your questions and get answers about MS5 utilization:

http://www.mughamrat.com/Forum.htm

MS5 new intersting features

This new version of MS5 Van Sales application comes with a number of interesting features such as :

• Multiple price lists management
• New payment tool added (Bill of Exchange or Effet de Commerce)
• Warning in case of irregular checks or Effets de Commerce, and possibility to request a return/replacement of checks or effet de commerce
• The salesman can be requested to deposit the cash of the transactions to the bank and not the company cashier
• The deliveryman can be forbidden to take new orders

Multiple Unit of Measurement (UOM) and Returns Management

The latest version of Mughamrat Mobile Route Accounting application MS5 now supports handling of return operations using multiple UOM for the same product. For example, a salesman made a delivery to a customer of 7,8 Kg of a product (ex: beef meat) with a quantity of 7 in the Kilogram (Kg) UOM and a quantity of 800 in the Gram (Gm) UOM, and the customer asked him to proceed to a return on the same order, of 2,900 Kg with a quantity of 2 in the Kg UOM, and with the quantity of 900 in the Gm UOM.

Integrate a mobile application to ERP, it is easy!

In our industry (mobile field business operations or workforce automation), the customer has a great focus on integration. He wants all the business data produced by all his business applications to be consolidated in one single place.  He usually operates in the backoffice some big-brand ERP servers such as Oracle E-Biz (Order Module and Inventory Module, …), MFG Pro, MS Navision, and wants to use MS5 as a tool to extend his control to the information flow on the field. The ERP stops at the door of the warehouse, and in the field, activities are handled by PDA. The natural expectation of the IT manager is to have the info from both sources unified (integrated) somewhere.

In most people mind, either customers or integrators, integration is some obscure magic. Thus the customer is afraid from the unknown, and sticks to a position equivalent to “show me it can integrate, and I will buy”, meaning in fact “show me it is integrated and I will buy”.

Technically speaking, the integration is the process of building a number of bridges between the middleware (MW) of MS5 and the ERP in order to have the main data and the main processes executed on PDA and impacted on the field, to be displayed in ERP as their status are changed over the operations flow with the customers, and the warehouses over the salesman/deliveryman day.

This definition implies that the scope of the integration can grow and shrink depending on the expectations of the customer regarding which field data exactly should be escalated to the ERP. Therefore the integration is something by definition that should be precisely specified before being implemented.

So by implementing integration, we means a project to be executed over time with the cooperation with the final user, with possibly adaptation of the requirements during the project course. And finally we means a cost charged to the customer often higher than the licences cost itself.

To reduce delays and the cost, we want the work to be done as much as possible by the customer itself,  so he can also increase his control. For this purpose, we provide him within our application MS5, with a tool that allows to prepare and setup for automatic integration. This import tool allows to setup and save a fields mapping between the data as expected by the MS5 MW, and the data as expected by the ERP. Once this mapping is saved, it can be used with another tools provided with MS5: two CLI (Command Line Interface) tools for export and import of data and which can be scheduled for automatic execution at regular interval of the day using the Windows Scheduler.

To reduce even more delays and the cost, we suggest to the customer to even before raising to integration issue, to run a small pilot for real for a period of time to gather some operational data on the field. When real data starts to stock into the warehouse, the IT manager is able to apprehend them. So the process of integration will apply on real data and the IT manager will decide by himself what data needs to be escalated to the backoffice and which does not. Therefore accelerating the work of integration by reducing the unnecessary exploratory steps that he would have done if he had started with the Integration directly.